受信メールの整理は大切

日々仕事でメールを使っている方も多いと思いますが、メールは整理していないとどんどん溜まっていってしまいます。
気が付けば仕事の大半がメール処理だったなんてことも起こりかねない方もいるのではないでしょうか。

私もこれは経験があります。
とにかくたくさんの人とメールでやり取りをするときがあり、そのときにはメールの受信ボックスが溢れ帰っていました。
どうしたものかと私も困ってしまい、そこからメールの整理をするようになりました。
たくさんあるメールも整理することですっきりと見やすくなり、効率化をすることができます。

ここでは60を超えた私による、熟練のメール整理術をご紹介します。
あなたも取り入れてメールをすっきりと整理してほしいと思います。

メールの整理術をご紹介

メールの整理術、それは、フォルダを分けるということです。
フォルダを分けて、メールがどのフォルダに属するかを振り分けてからチェックするようにするのです。
フォルダとして作ると良いのは、まずは担当しているプロジェクトです。
いくつかを兼任している場合、そのプロジェクトごとのフォルダを作りましょう。

そして、メールが届いたらどのフォルダに入れれば良いかをチェックします。
これで大事なプロジェクトのメールも分かりやすくなるので、よりスムーズに仕事をすることができます。

プロジェクトに属さない後回しでも良いメールは、別のフォルダを作っておきます。
そして時間ができたときにまとめて処理するようにします。
いちいちこうした後回しで良いメールに対応していると時間がいくらあっても足りなくなってしまいます。
そのため、しっかり後回しにするためにも、フォルダにまとめておくと良いのです。
これでメールの受信ボックスをすっきりさせることができるので、頭の中もすっきりさせることができます。

また、すぐに重要ではないけれど返信するべき内容のものについても別のフォルダを作っておくと良いでしょう。
フォルダに入れるのも良いですし、すぐに返信してしまうのもおすすめです。
なるべくすぐに対応できるものについては対応していくことが大切です。
とにかくメールは本当にすぐに溜まっていってしまうので、手早く返信できるものについてはその場で終わらせていくこともとても大切なのです。

メールを整理してビジネスをよりスムーズに

以上、メールの整理術をご紹介しました。
フォルダ分けをすることでとてもスムーズにメールの処理をすることができるようになります。
フォルダはメールソフト上でフォルダを作成というボタンを押すとすぐに作ることができます。
ぜひあなたも活用して、メール処理の達人になってほしいと思います。